Wybór firmy odpowiedzialnej za niszczenie dokumentów to decyzja, która bezpośrednio wpływa na bezpieczeństwo danych w Twojej organizacji. Nie chodzi tylko o pozbycie się ich, ale o pewność, że proces został przeprowadzony zgodnie z prawem, w sposób nieodwracalny i udokumentowany. Właśnie dlatego warto wiedzieć, jakie standardy i praktyki powinna spełniać zewnętrzna firma, by zapewnić Ci nie tylko zgodność z przepisami, ale także spokój i ochronę wizerunku.
Doświadczenie w niszczeniu dokumentów
Utylizacja dokumentów to proces obarczony wieloma obwarowaniami prawnymi, a jego poprawna realizacja od strony technicznej wymaga wiedzy. Dlatego najlepiej poszukać firmy, która działa w tej branży od wielu lat i cieszy się dobrą opinią klientów.
Przykładowo, utylizacja dokumentów Oleśnica może zostać powierzona firmie Destroy, która jest obecna na polskim rynku już od 2001 roku i cieszy się bardzo dobrą renomą. Co ważne, firma dysponuje niezbędnymi certyfikatami, takimi jak certyfikatami ISO 27001 oraz ISO 9001, które potwierdzają jej profesjonalizm.
Bezpieczny transport dokumentów przeznaczonych do utylizacji
Firma zajmująca się niszczeniem odbiera dokumenty z Twojej siedziby przy pomocy specjalnych, zabezpieczonych pojemników. Gwarantuje to ochronę dokumentacji przed dostępem osób niepowołanych.
Najlepiej skorzystać z usług firmy, która dodatkowo monitoruje pojazdy przewożące dokumenty za pomocą systemu GPS. Taką właśnie firmą jest wspomniany już Destroy.
Profesjonalny sprzęt do utylizacji dokumentów
Przepisy RODO jasno wskazują, że dokumentacja musi być zutylizowana w sposób, który uniemożliwi ponownego jej odtworzenia. Dane wrażliwe powinny być zniszczone z zachowaniem 3 klasy utajnienia według normy ISO 21964. Odnosi się ona m.in. do wielkości ścinków, na jakie zostaną przetworzone dokumenty. Do spełnienia tego wymogu potrzebne są specjalistyczne niszczarki – minimum klasy P-4. Upewnij się, że firma oferująca niszczenie dokumentów dysponuje takim sprzętem.
Materiał, powstały ze zniszczonych dokumentów, podlega dalszej utylizacji oraz recyklingowi. Dzięki temu masz gwarancję dopełnienia wymogów prawnych, a dodatkowo ekologii działań Twojej firmy.
Certyfikat zniszczenia dokumentów
Według wytycznych RODO, jako administrator danych, w przypadku kontroli, musisz udowodnić ich prawidłowe zniszczenie. W tym celu przydatny będzie certyfikat zniszczenia, który otrzymasz od zewnętrznej firmy. Upewnij się, że usługodawca gwarantuje jego wystawienie po zakończeniu procesu niszczenia dokumentów.
Dokument taki zawiera informacje na temat usługi: dane usługodawcy i administratora, datę oraz miejsce niszczenia, zakres materiału (np. typy dokumentów/partii), wolumen (liczba pojemników/masa), zastosowaną metodę i klasę bezpieczeństwa (np. zgodnie z przyjętą normą, taką jak DIN 66399/ISO 21964), numer zlecenia/partii, potwierdzenie nieodwracalnego zniszczenia, podpis osoby upoważnionej.Zlecenie niszczenia dokumentów zewnętrznej firmie to nie tylko wygoda, ale przede wszystkim sposób na ograniczenie ryzyka. Masz pewność, że proces przebiega zgodnie z przepisami, dane nie trafią w niepowołane ręce, a w razie kontroli dysponujesz odpowiednim certyfikatem. To jeden z tych obszarów, w których naprawdę warto postawić na sprawdzone rozwiązania.